Vira Tkachenko, CTO tại nhà phát triển phần mềm Ukraine MacPaw, đã nói chuyện từ xa với các quản trị viên của Apple tại sự kiện JNUC của Jamf. Là một ví dụ thực tế về một phụ nữ ở vị trí lãnh đạo trong lĩnh vực công nghệ, cô ấy đã giải thích cách công ty của cô ấy lên kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh trong thời kỳ chiến tranh ở Ukraine.
Đó là một bài học tuyệt vời về quản lý khủng hoảng và lập kế hoạch cho bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số thông tin chi tiết được chia sẻ trong phiên của cô ấy.
Làm cho sự phức tạp trở nên đơn giản
Lập kế hoạch là rất quan trọng, Tkachenko giải thích. MacPaw đã đọc những báo cáo tương tự mà hầu hết chúng ta cũng thấy trước chiến tranh và bắt đầu lên kế hoạch trước cuộc xâm lược Ukraine của Nga vào tháng Hai. Những cuộc họp lập kế hoạch đó đã tạo ra những thách thức phức tạp, các giải pháp cần phải đơn giản để thực hiện nhất có thể.
MacPawMacPaw CTO Vira Tkachenko.
Tkachenko nói: “Khi tình huống khẩn cấp xảy ra, mọi người trở nên rất xúc động. “Mọi người cảm thấy khó xử lý các nhiệm vụ phức tạp.”
Với ý nghĩ đó, công ty đã cố gắng tạo ra các phản ứng khủng hoảng dễ thực hiện.
Cô ấy nói, quá trình lập kế hoạch cũng hữu ích cho quản lý cấp cao. Trong trường hợp của riêng cô ấy, ngay cả khi coi cuộc khủng hoảng là một thách thức về mặt cảm xúc, việc gặp gỡ và thảo luận về các phản ứng có thể xảy ra đã giúp cô ấy xây dựng khả năng phục hồi mạnh mẽ hơn để lãnh đạo phản ứng đó khi chiến tranh bắt đầu.
Bài học rất đơn giản: Nếu bạn lập kế hoạch ứng phó với khủng hoảng quá phức tạp, bạn sẽ khiến công ty của mình có nguy cơ thất bại cao. Trong thời chiến, hậu quả của bất kỳ lỗi nào như vậy có thể nghiêm trọng đối với khách hàng, nhân viên và chính công ty.
Hãy thực tế
Tkachenko có vẻ bình tĩnh khi cô ấy giải thích một số điều mà các nhà hoạch định khủng hoảng của MacPaw phải xem xét. Công ty có 500 nhân viên này có trụ sở tại Kyiv, Ukraine và các ứng dụng của công ty được cài đặt trên khoảng 1/5 số máy Mac trên thế giới. Hầu hết nhân viên sử dụng máy Mac do Jamf quản lý và tôi đã nói chuyện với một số người trong số họ trước khi xung đột bùng nổ. Bản thân Tkachenko đã nói với tôi rằng cô ấy đã ấn tượng như thế nào trước hiệu suất của Apple Silicon Macs.
Các đội biết hậu quả của bất kỳ sự thất bại nào trong việc lập kế hoạch sẽ gây ra rủi ro rất lớn. Khi lập kế hoạch, họ tập trung vào tính bảo mật và ổn định của các dịch vụ cũng như sự an toàn về thể chất của các thành viên trong nhóm.
Một số rủi ro họ dự đoán bao gồm:
- Mất cơ sở hạ tầng internet và truyền thông.
- Những kẻ xâm lược chiếm giữ văn phòng, khiến việc truy cập không thể thực hiện được và dữ liệu không an toàn.
- Các cuộc tấn công mạng chống lại công ty và các dịch vụ của công ty.
- Sự gia tăng tần suất các cuộc tấn công lừa đảo chống lại nhân viên.
- Các cuộc tấn công vào phương tiện truyền thông xã hội của công ty.
- Truy cập trái phép (ví dụ: sử dụng thiết bị bị bắt hoặc bị mất).
- Gián đoạn chuỗi cung ứng phần cứng, bao gồm gián đoạn cung cấp thiết bị và cung cấp dịch vụ hậu cần, bao gồm điện và vận chuyển.
- Gián đoạn có thể xảy ra do lệnh trừng phạt và tình trạng công ty trong vùng chiến sự.
Nhiều rủi ro trong số này được quản lý bằng cách chuyển cơ sở hạ tầng sang đám mây, nhưng công ty cũng đưa ra một loạt kế hoạch ứng phó.
Sẵn sàng cho những chuyện bất ngờ
Điều thú vị nữa về cách MacPaw chuẩn bị cho cuộc khủng hoảng là mức độ mà công ty đã cố gắng thiết kế một phản ứng khủng hoảng linh hoạt. (Điều đáng chú ý là công ty đã có Jamf làm nhà cung cấp MDM và hầu hết nhân viên đã quen làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch.)
Trong những tuần đầu tiên của cuộc chiến, công ty đã chỉ định một nhóm chuyên gia khẩn cấp có nhiệm vụ giữ cho các sản phẩm và dịch vụ của mình ổn định. Các nhóm đó phải có hiểu biết cao về sản phẩm/dịch vụ mà họ chăm sóc và phải xác định vị trí ở khu vực an toàn hơn, ở Ukraine hoặc nước ngoài. Mọi hoạt động di chuyển đều được lên kế hoạch từ trước chiến tranh và nhân viên đã thông qua việc sử dụng một kênh liên lạc thay thế an toàn, được mã hóa.
Các bước khác bao gồm dự trữ MacBook để đáp ứng nhu cầu trong tương lai và chuyển toàn bộ cơ sở hạ tầng văn phòng sang đám mây – điều này bao gồm động thái sử dụng Mac mini ảo từ Mac Stadium để sử dụng trong việc xây dựng và biên dịch ứng dụng cũng như sử dụng VPN Pritunl dựa trên đám mây.
Công ty cũng đã thử nghiệm truy cập internet qua vệ tinh, nhưng nhận thấy nó đắt và khó thiết lập, đồng thời nhận thấy các vấn đề về độ trễ và tốc độ kết nối thấp. Điều này chỉ thực sự được cải thiện khi Starlink vào Ukraine khi chiến tranh bắt đầu.
Bất chấp mọi kế hoạch, Tkachenko cảnh báo: “Bạn không thể hiểu được tình trạng khẩn cấp cho đến khi nó xảy ra.” Công ty lập kế hoạch dựa trên sự hiểu biết về chiến tranh dựa trên các xung đột lịch sử, “Nhưng thực tế thì hoàn toàn khác,” cô nói.
“Chúng tôi có rất nhiều trường hợp không lường trước được, vì vậy bạn thực sự không thể lên kế hoạch cho mọi thứ.”
Khi cuộc khủng hoảng xảy ra
Tkachenko bị đánh thức bởi còi báo động không kích khắp Kyiv lúc 5 giờ sáng vào ngày chiến tranh bắt đầu. Công ty đã bắt đầu kế hoạch khẩn cấp khi các thành viên trong nhóm cố gắng sơ tán. Nhu cầu bảo vệ các nhóm của mình đã thúc đẩy MacPaw xây dựng một ứng dụng mà các công ty khác có thể muốn sử dụng có tên là ứng dụng Together; nó có sẵn trên GitHub.
Ứng dụng này được thiết kế như một hệ thống đăng ký cho nhân viên và được thiết kế để hỏi họ đang ở đâu, liệu họ có an toàn không và liệu họ có thể làm việc hay không. Đó là điểm cuối cùng rất quan trọng.
Khi một cuộc khủng hoảng xảy ra thật vô lý khi mong đợi nhân viên của bạn làm việc vì họ sẽ phải vật lộn với những thách thức lớn về mặt cảm xúc khi họ lo lắng về sự an toàn của chính họ cũng như của bạn bè và những người thân yêu của họ. Đồng thời, họ sẽ muốn biết công ty mà họ làm việc hỗ trợ họ.
Ứng dụng cũng gắn cờ các trường hợp nhân viên có quyền truy cập vào các dịch vụ hoặc dữ liệu quan trọng gặp rủi ro, giúp công ty có cơ hội thu hồi quyền truy cập đó, một động thái quan trọng để bảo vệ khách hàng và dịch vụ.
JNUCMacPaw CTO Vira Tkachenko trình bày tại JNUC ’22.
Công ty thừa nhận phải đối mặt với hàng loạt thách thức bất ngờ. Ví dụ: việc cung cấp máy tính trong vùng chiến sự có thể dễ dàng hơn một chút với Jamf, nhưng nhiệm vụ hậu cần để mua và phân phối phần cứng trở nên khó khăn hơn theo cấp số nhân. Điều đó cũng đúng đối với nhân viên ở nước ngoài, khi những thách thức sau đó xuất hiện trong việc mua hàng từ xa.
Và ít nhất một máy Mac đã bị mất tích trong khu vực bị chiếm đóng.
Bạn đã quen với chiến tranh
Trong những gì tôi coi là một sự thừa nhận bi thảm, Tkachenko nói với chúng tôi rằng bạn trở nên “quen” với chiến tranh. Công ty vẫn ở Kiev và 70% nhân viên của công ty vẫn ở Ukraine. Một số nhân viên của nó đang phục vụ trong lực lượng vũ trang với một số khả năng.
Công ty đã học được những bài học gì? Điểm thu hút lớn nhất dường như là không được bỏ qua việc lập kế hoạch. Điều này không chỉ bởi vì một kế hoạch có thể được thực hiện trong khủng hoảng, mà còn bởi vì quá trình tạo ra những kế hoạch chi tiết này có thể giúp lãnh đạo trở nên linh hoạt hơn khi khủng hoảng xảy ra.
Thứ hai là nói chuyện với các công ty có kinh nghiệm tương tự.
Thứ ba là chuẩn bị sẵn sàng để vượt ra ngoài kịch bản, bởi vì những điều bất ngờ thực sự sẽ xảy ra.
“Thay đổi diễn ra nhanh chóng,” cô nói. “Bạn phải có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và thích ứng với hoàn cảnh nhanh chóng. Các đội khẩn cấp cần phải kiên cường và có khả năng xử lý áp lực rất lớn.”
MacPaw vẫn đang hoạt động. Các sản phẩm và dịch vụ của nó vẫn an toàn bất chấp xung đột. Nó thậm chí đã quản lý để xuất bản các bản cập nhật phần mềm lớn và xây dựng các sản phẩm mới. Các nhà phát triển trên khắp Ukraine vẫn kết nối với thế giới rộng lớn hơn của ngành công nghệ.
“Có thể hoạt động trong chiến tranh,” Tkachenko nói với khán giả JNUC. “Hi vọng được gặp bạn vào năm tới.”
Hãy theo dõi tôi trên Twitterhoặc tham gia cùng tôi trong các nhóm AppleHolic’s bar & grill và Apple Discussions trên MeWe.
Bản quyền © 2022 IDG Communications, Inc.
